Microsoft Dynamics 365 Business Central v28: mejoras que se sienten en el día a día

La evolución de Microsoft Dynamics 365 Business Central no se trata solo de “nuevas pantallas” o ajustes técnicos; cada versión apunta a que las empresas trabajen con menos fricción, más control y mejor información para decidir. La versión 28 (2026 release wave 1) continúa esa línea con un foco claro; automatizar tareas repetitivas, mejorar la productividad del usuario, fortalecer gobierno y administración, y ampliar capacidades en cadena de suministro, analítica, documentos electrónicos e incluso sostenibilidad.

En un ERP en la nube, mantenerse actualizado es especialmente relevante porque las mejoras llegan de forma continua y, bien gestionadas, ayudan a reducir trabajo manual, evitar riesgos operativos y acelerar la adopción del sistema en toda la organización.

Principales novedades de Business Central versión 28

1) Experiencia de usuario y productividad: Trabajar “en flujo” con Copilot y agentes

Uno de los grandes mensajes de esta versión es avanzar hacia un ERP impulsado por IA, donde el sistema no solo registra transacciones, sino que ayuda a ejecutar procesos con supervisión humana. Microsoft refuerza el papel de Copilot y los agentes para asistir en tareas diarias, con capacidades que se integran dentro del propio Business Central para evitar saltar entre aplicaciones.

En v28, por ejemplo, se incorporan mejoras orientadas a gestionar mejor el trabajo de los agentes; un panel de tareas dedicado para concentrar la actividad, opciones para detener tareas activas y facilidades para revisar contenido generado por agentes directamente en las páginas antes de aplicarlo. En términos prácticos, esto traduce la IA en algo “operable”; más control y trazabilidad para el usuario y para TI.

También destacan capacidades enfocadas en escenarios reales del área financiera y operaciones, como identificar correos ya procesados por el Agente de cuentas por pagar y obtener insights de artículos con KPIs avanzados y resúmenes, mejorando la rapidez con la que un responsable puede entender qué pasa con inventarios o rentabilidad sin armar reportes manuales.

Ejemplo simple: un equipo de cuentas por pagar que recibe decenas (o cientos) de correos con facturas puede reducir el “doble trabajo” de revisar si algo ya fue tomado por el proceso, y mantener un control más claro del estado de cada tarea del agente.

Un punto adicional importante para líderes de TI; la versión 28 amplía las posibilidades para crear experiencias “agentes” conectando clientes compatibles con MCP server (incluyendo escenarios desde Visual Studio Code y otros clientes que soporten MCP), lo que abre la puerta a automatizaciones más ricas y conectadas al contexto del negocio.

2) Mejoras funcionales clave: Cadena de suministro, documentos y operaciones más controladas

En la operación diaria, v28 trae varias mejoras muy “tangibles” para empresas con logística, compras, manufactura o servicio.

Aprobaciones más robustas en abastecimiento y planificación. Ahora se incluye la posibilidad de aprobar hojas de requerimiento y diarios de artículos, reforzando el control interno y reduciendo errores o movimientos no autorizados, especialmente valiosos en organizaciones con segregación de funciones.

Calidad integrada en el proceso. Se incorpora la capacidad de evaluar la calidad de bienes y materiales, una mejora relevante para industrias donde recepción, producción o despacho requieren validaciones (por ejemplo, alimentos, pharma, metalmecánica). Esto ayuda a formalizar controles sin depender de aplicaciones externas.

Variantes en productos más útiles y diferenciables. Para negocios con productos con variantes (talla, color, presentación), se refuerza la gestión de variantes; desde definir atributos por variante hasta agregar imágenes para diferenciar opciones. Esto reduce confusiones operativas y acelera la venta y el picking en almacén.

Mejoras en compras y facturación operativa. Entre otras capacidades, se amplían opciones como crear órdenes de compra desde drop shipments, revertir drop shipments cuando documentos no están facturados, conciliar facturas de compra contra múltiples líneas de órdenes y recepciones, y filtrar rápidamente líneas de recepción/embarque para encontrar lo que se debe facturar. Todo esto apunta a reducir tiempos de gestión y errores en procesos que suelen ser intensivos en revisión manual.

3) Automatización y eficiencia operativa: Documentos electrónicos y almacenamiento externo

Business Central sigue reforzando el “back office” digital.

En documentos electrónicos, v28 incorpora mejoras como vincular e-documents entrantes a facturas de compra y definir configuraciones por proveedor, para ordenar el flujo y reducir retrabajo. En el mundo real, esto puede traducirse en menos correcciones y un registro más consistente de soportes.

Además, aparece soporte de almacenamiento externo para adjuntos de documentos, lo cual es relevante para empresas que quieren controlar crecimiento de almacenamiento, cumplir políticas internas o integrar con repositorios corporativos.

4) Analítica y decisiones: Reportes, Power BI y control del ciclo de vida

Una de las claves para gerencias y finanzas es que la información llegue “lista para decidir”. En v28 se incluyen mejoras como el control del ciclo de vida de layouts de reportes, actualizaciones en Financial Reporting, modernización de reportes analíticos para inventario, y mejoras específicas como definir idioma predeterminado de documentos a nivel compañía.

También se menciona una Power BI app mejorada para facturación de suscripciones, y contenido de analítica/datos pensado para acelerar adopción, como demo data mejorada para mostrar analítica (útil para pilotos, capacitaciones y adopción interna).

Un punto particularmente valioso para auditoría y TI; se agregan APIs para analizar flujos de aprobación y APIs para analizar permisos, lo que facilita revisiones de control interno, segregación de funciones y análisis de cumplimiento sin procesos manuales complejos.

Beneficios para las empresas

Impacto en finanzas, operaciones y control

En conjunto, v28 mejora el equilibrio entre velocidad y control. Por un lado, agentes y automatizaciones ayudan a acelerar tareas repetitivas; por otro, el fortalecimiento de aprobaciones, auditoría (APIs) y administración mejora la gobernanza.

Reducción de esfuerzo manual (y de errores)

Mejoras en facturación de compras, matching de líneas, filtrado de recepciones/embarques, e-documentos y soporte de adjuntos apuntan a un objetivo común; menos tiempo en tareas operativas y menos errores por digitación o seguimiento en herramientas externas.

Mejor adopción del sistema por parte de los usuarios

Cuando el usuario siente que el ERP le “resuelve” (y no que lo frena), la adopción sube. Funciones como paneles de tareas para agentes, revisión de contenido generado y mejoras de insights ayudan a que la IA sea confiable y utilizable, evitando la sensación de “caja negra”.

Conclusión: una versión pensada para operar más rápido y decidir mejor

Business Central v28 consolida una visión clara; menos trabajo manual, más automatización con control, y mejor información para la toma de decisiones. Desde agentes y Copilot más gestionables, hasta mejoras operativas en compras, inventario y calidad, más capacidades de analítica y gobierno, esta versión tiene impacto directo en finanzas, operaciones y TI.

Recomendación práctica; planifica la actualización como un mini-proyecto de mejora continua: evalúa quick wins (por ejemplo, documentos electrónicos, aprobaciones y panel de tareas de agentes), prueba en sandbox y acompaña con capacitación breve por rol. Con ese enfoque, la versión 28 puede convertirse en una mejora visible en semanas, no en meses.

¿Listo para sacar el máximo provecho de Business Central v28?

Contáctanos aquí